Przetwarzanie danych osobowych

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w spółce XTPL S.A. z siedzibą we Wrocławiu

 

1 | Administrator Państwa danych osobowych

XTPL S.A. z siedzibą we Wrocławiu (54-066 Wrocław, ul. Stabłowicka 147, „XTPL”) wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000619674; NIP: 9512394886; kapitał zakładowy w wysokości 178.362,00 PLN (w całości opłacony) – kontakt pod ww. adresem, adresem poczty elektronicznej: rodo@xtpl.com lub numerem telefonu: +48 717 072 204 – jest administratorem Państwa danych osobowych („Dane Osobowe”), czyli decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania („Administrator”).

Dotyczy to przede wszystkim sytuacji jeśli np. zawierają Państwo z XTPL umowę (w tym umowę o pracę), prowadzą relacje biznesowe lub inwestorskie, czy też kontaktujecie się Państwo w innej sprawie lub korzystacie z usługi newsletter.

 

2 | Kontekst przetwarzania Danych Osobowych

Państwa Dane Osobowe mogą być przetwarzane w związku z wieloma sytuacjami: (i) jeśli udostępnili nam Państwo swoje Dane Osobowe osobiście za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji (np. poprzez skierowanie zapytania / oferty / aplikacji mailowo lub za pośrednictwem formularzy na naszych stronach internetowych); (ii) w ramach naszej współpracy podczas podpisywania lub realizowania umowy; (iii) gdy pozyskaliśmy Państwa Dane Osobowe z innych źródeł (np. od firmy, z którą Państwo współpracują, a która jest naszym kontrahentem / klientem).

 

3 | Przetwarzanie związane z relacjami biznesowymi, handlowymi i kontaktem

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe naszych klientów oraz partnerów biznesowych i ich pracowników / współpracowników, Dane Osobowe innych osób przekazane nam na potrzeby zawarcia umów, w tym o świadczenie usług, zlecenia, o pracę lub o zachowaniu poufności, w ramach realizacji zawartych umów lub nawiązujących kontakt z nami m.in. za pośrednictwem telefonu, poczty elektronicznej czy formularzy na naszych stronach internetowych.

W związku z tymi relacjami możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe: dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące stanowiska pracy i uprawnień zawodowych oraz inne Dane Osobowe przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.

W przypadku gdy są Państwo stroną umowy zawartej z Administratorem na potrzeby zawarcia i wykonania umowy możemy w szczególności przetwarzać następujące Dane Osobowe: imię (imiona) i nazwisko, firmę prowadzonej działalności gospodarczej (jeżeli jest prowadzona), adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej, numery PESEL lub NIP odpowiednio, a także numer i serię dokumentu tożsamości (paszportu lub dowodu osobistego).

Powyższe Dane Osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Państwa, a także od innych osób, np. od Państwa pracodawców / zleceniodawców.

b. Cel i podstawa przetwarzania

W związku z powyższymi relacjami przetwarzamy Dane Osobowe w następujących celach:

  • nawiązania współpracy;
  • zawarcia lub wykonywania umowy;
  • rozliczenia umów;
  • udzielenia odpowiedzi na wszelkie skierowane zapytania lub wnioski oraz prowadzenia dalszej korespondencji / kontaktu w tym zakresie;
  • marketingu i kontaktu w sprawie innych informacji i usług Administratora;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń;
  • wypełniania obowiązków prawnych Administratora (np. dot. spółek publicznych, podatkowych, księgowych, dot. rozpatrywania reklamacji).

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora jest:

  • niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
  • prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu produktów i usług Administratora, kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

Podanie Danych Osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Dane Osobowe zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych Osobowych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

Państwa Dane Osobowe udostępnione w ramach kontaktu z nami, będą przetwarzane do czasu ostatecznego zakończenia komunikacji z Państwem, a w przypadku działań marketingowych – do czasu wniesienia przez sprzeciwu, chyba że analogicznie do informacji powyżej przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania lub do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

 

4 | Przetwarzanie Danych Osobowych w związku z rekrutacją

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie, przekazane wszelkimi dostępnymi kanałami rekrutacji, w tym w szczególności przetwarzamy wszelkie Dane Osobowe przekazane nam w ramach aplikacji oraz zebrane w ramach procesu rekrutacji.

W związku z rekrutacją możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe (przetwarzanie niektórych Danych Osobowych może zależeć od wyrażenia przez Państwa zgody): dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, dane dotyczące wykształcenia, dane dotyczące umiejętności i dotychczasowego zatrudnienia, dane dotyczące uprawień oraz inne Dane Osobowe przekazane nam w trakcie procesu rekrutacji.

b. Cel i podstawa przetwarzania

W związku z rekrutacją przetwarzamy Dane Osobowe w następujących celach:

  • rozpatrzenia kandydatury i realizacji procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody, także dla potrzeb przyszłych rekrutacji;
  • obrony przed potencjalnymi roszczeniami, a także w celu ew. kierowania roszczeń.

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora jest podjęcie działań na Państwa żądanie, przepisy obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu pracy oraz aktów wykonawczych, a w zakresie szerszym niż określony w tych przepisach oraz w zakresie przyszłych rekrutacji, Państwa dobrowolna zgoda, która może zostać w każdej chwili cofnięta, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego do tego czasu.

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych związaną z obroną przed potencjalnymi roszczeniami jest uzasadniony interes Administratora.

Podanie Danych Osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji i nawiązania ewentualnej dalszej współpracy.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Dane Osobowe przechowywane są przez Administratora przez okres trwania procesu rekrutacyjnego lub, w zależności od Państwa dodatkowej dobrowolnej zgody, przyszłych rekrutacji lub do czasu wycofania zgody, przy czym zostaną one usunięte w każdym przypadku po dwóch latach od ich otrzymania, chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych Osobowych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego (w każdym przypadku decyduje dłuższy okres przetwarzania).

 

5 | Przetwarzanie Danych Osobowych w związku z zapisaniem się na newsletter

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Aby otrzymywać od nas newsletter – poprosimy Cię o podanie adresu e-mail. Podanie go jest dobrowolne, ale jeśli tego nie zrobisz, otrzymywanie newslettera nie będzie możliwe.

Podany przez Ciebie adres e-mail może stanowić / zawierać Państwa Dane Osobowe (np. jeżeli zawiera Państwa imię i nazwisko).

b. Cel i podstawa przetwarzania

Państwa Dane Osobowe przetwarzamy w celach marketingowych XTPL S.A. – aby wysyłać do Ciebie mailem informacje o naszej działalności i produktach. Będziemy mogli również informować Cię o naszej sytuacji finansowej oraz emisjach papierów wartościowych. Oczywiście możesz wnieść sprzeciw wobec takich naszych działań i zrezygnować z newslettera (podstawą prawną przetwarzania danych jest w takim wypadku nasz uzasadniony interes).

Państwa Dane Osobowe będziemy również przetwarzać w celu związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów podczas świadczenia Ci usługi newsletter (również tutaj podstawą prawną ich przetwarzania jest nasz uzasadniony interes).

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Państwa Dane Osobowe co do zasady będziemy przetwarzać do czasu Państwa rezygnacji z newslettera, tj. przede wszystkim do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu, chyba że przepisy prawa będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych Danych Osobowych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.

 

6 | Przetwarzanie Danych Osobowych w związku z relacjami inwestorskimi

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe potencjalnych lub obecnych inwestorów, zbierane przede wszystkim w związku z nabyciem naszych papierów wartościowych.

W związku z relacjami inwestorskimi możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe: dane identyfikacyjne, dane teleadresowe, szczegóły dotyczące emisji oraz inne Dane Osobowe przekazane nam w związku z dalszą współpracą lub kontaktem.

Państwa Dane Osobowe mogły zostać udostępnione Administratorowi przez odpowiedni podmiot przyjmujący zapisy w ramach emisji papierów wartościowych, z usług którego korzystaliście Państwo w tym celu, lub od Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A.

b. Cel i podstawa przetwarzania

Przetwarzamy Dane Osobowe w następujących celach:

  • realizacji umowy o nabycie papierów wartościowych;
  • realizacji praw wynikających z posiadanych papierów wartościowych;
  • wykupu papierów wartościowych lub ich umorzenia;
  • podatkowym oraz prowadzenia rachunkowości;
  • marketingu własnej działalności, produktów i usług oraz;
  • związanym z potencjalną możliwością zaistnienia sporów.

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora jest:

  • niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą;
  • realizacja obowiązków prawnych nałożonych na Administratora;
  • prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu produktów i usług Administratora, kontaktu, w tym prowadzenia korespondencji oraz obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

Podanie Danych Osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może okazać się niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Dane Osobowe zebrane w celach zawarcia i wykonania umowy będą przetwarzane przez okres trwania umowy lub do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania, którego podstawą jest nasz uzasadniony interes, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji, podatkowe, rachunkowe, dot. emisji papierów wartościowych) będą nas zobowiązywać do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa – w zależności od tego, który z tych okresów jest dłuższy.

 

7 | Przetwarzanie danych w związku z dostępem do informacji poufnych

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe osób, które mają dostęp do informacji poufnych, o których mowa w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie nadużyć na rynku (rozporządzenie w sprawie nadużyć na rynku) oraz uchylającego dyrektywę 2003/6/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i dyrektywy Komisji 2003/124/WE, 2003/125/WE i 2004/72/WE (dalej: „MAR”).

W związku z obowiązkami wynikającymi z MAR możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe: imiona, nazwisko (w tym rodowe), numer telefonu służbowego, nazwa i adres przedsiębiorstwa, funkcja i powody klasyfikacji osoby jako mającej dostęp do informacji poufnych, data i godzina włączenia osoby do sekcji osób mających dostęp do informacji poufnych, data urodzenia, krajowy numer identyfikacyjny, prywatne numery telefonu, pełny adres zamieszkania.

b. Cel i podstawa przetwarzania

Dane Osobowe przetwarzamy w celu sporządzenia i prowadzenia listy osób mających dostęp do informacji poufnych, o której mowa w art. 18 ust. 1 MAR.

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Podanie Danych Osobowych Administratorowi jest wymagane przez przepisy prawa.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Państwa Dane Osobowe przechowujemy przez okres co najmniej pięciu lat od sporządzenia lub aktualizacji listy osób mających dostęp do informacji poufnych, zgodnie z przepisem art. 18 ust. 5 MAR, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji) będą zobowiązywać lub uprawniać nas  do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa.

 

8 | Przetwarzanie danych osób pełniących obowiązki zarządcze oraz osób blisko z nimi związanych

a. Zakres przetwarzanych Danych Osobowych

Jako Administrator przetwarzamy Dane Osobowe osób pełniących obowiązki zarządcze (OPOZ) oraz osób blisko z nimi związanych (OBZ) zgodnie z MAR.

W związku z obowiązkami wynikającymi z MAR możemy przetwarzać następujące Dane Osobowe: imię i nazwisko, funkcja w XTPL S.A. (OPOZ) lub powody zakwalifikowania jako OBZ; numer telefonu służbowego (dotyczy OPOZ); adres e-mail (dotyczy OPOZ); adres (jeżeli podano); krajowy numer identyfikacyjny (jeżeli podano) lub numer we właściwym rejestrze.

b. Cel i podstawa przetwarzania

Dane Osobowe przetwarzamy w celu:

  • sporządzenia i prowadzenia listy osób pełniących obowiązki zarządcze oraz osób blisko z nimi związanych, o której mowa w art. 19 ust. 5 MAR, oraz
  • powiadamiania osób pełniących obowiązki zarządcze o ich obowiązkach, zgodnie art. 19 ust. 5 MAR.

Podstawą przetwarzania Danych Osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Podanie Danych Osobowych Administratorowi jest wymagane przez przepisy prawa.

c. Jak długo będą przetwarzane Dane Osobowe?

Państwa Dane Osobowe przechowujemy przez okres pełnienia obowiązków zarządczych, chyba że przepisy prawa (np. dotyczące archiwizacji) będą zobowiązywać lub uprawniać nas do dłuższego przetwarzania tych danych lub będziemy je przechowywać dłużej na wypadek potencjalnych roszczeń, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa.

 

9 | Kto jest odbiorcą Danych Osobowych?

Dane Osobowe przetwarzane przez nas mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić komunikację z naszymi kontrahentami i klientami (wspierają nas w wysyłaniu wiadomości e-mail, a w przypadku działań reklamowych – także w kampaniach marketingowych), pomagają nam prowadzić stronę internetową, zapewniają wsparcie oraz działanie narzędzi i systemów teleinformatycznych (np. przechowywanie danych), a także podmiotom realizującym przesyłki, zapewniającym bieżącą obsługę prawną, przeprowadzającym audyty, świadczącym usługi skanowania, drukowania, obsługi korespondencji, archiwizowania i niszczenia dokumentów etc., bankom – w przypadku prowadzenia rozliczeń finansowych, podmiotom współpracującym z Administratorem w ramach usług sprzedażowych.

W przypadku rekrutacji Państwa Dane Osobowe mogą zostać przekazane także podmiotom, które technicznie lub organizacyjnie pomagają nam prowadzić rekrutację pracowniczą, w tym komunikację z kandydatami.

W przypadku relacji inwestorskich Państwa Dane Osobowe mogą zostać przekazane także Krajowemu Depozytowi Papierów Wartościowych S.A., Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., Komisji Nadzoru Finansowego, podmiotom upoważnionym do prowadzenia ewidencji w przypadku obligacji niemających postaci dokumentu, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 15 stycznia 2015 r. o obligacjach (Dz.U. z 2015 r. poz. 238).

Dane Osobowe przetwarzane przez nas w związku z dostępem do informacji poufnych mogą być przekazywane także właściwym organom, na ich żądanie, w szczególności Komisji Nadzoru Finansowego.

 

10 | Przekazywanie Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Państwa Dane Osobowe możemy wyjątkowo przekazać naszym partnerom przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), ale tylko w niezbędnym zakresie, związanym np. ze świadczeniem przez tych partnerów na naszą rzecz usług, zwłaszcza informatycznych (np. przechowywania danych). Nasi partnerzy mogą przetwarzać dane głównie w Stanach Zjednoczonych (USA).

Bezpieczeństwo Państwa Danych Osobowych zapewniają stosowane przez nas zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Staramy się również żeby nasi partnerzy byli objęci programem tzw. Privacy Shield. Przysługuje Państwu prawo uzyskania kopii stosowanych przez nas zabezpieczeń, w szczególności kontaktując się z nami mailowo lub w inny sposób zgodnie z danymi kontaktowymi podanymi w punkcie 1 powyżej.

 

11 | Jakie prawa Państwu przysługują?

W każdym przypadku mają Państwo prawo do:

  1. dostępu do Danych Osobowych (w tym np. otrzymania informacji, które Dane Osobowe są przetwarzane);
  2. żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych (np. jeśli są nieprawidłowe);
  3. usunięcia Danych Osobowych (np. w przypadku gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem);
  4. przenoszenia Danych Osobowych które dostarczyli Państwo administratorowi, i które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, a przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy, np. do innego administratora;
  5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu;
  6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się na podstawie zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania Danych Osobowych przez XTPL S.A. proszę kontaktować się  inspektorem ochrony danych osobowych XTPL S.A. (panem Michałem Bednarkiem) pod numerem telefonu 71 707 22 04 lub adresem e-mail rodo@xtpl.com.

Korzystanie z naszej strony internetowej oznacza, że w Państwa komputerze bądź innym urządzeniu podłączonym do sieci będą zamieszczane pliki cookies lub podobne, w celach statystycznych oraz funkcjonalnych. Dzięki tej technologii będziemy przechowywać i uzyskamy dostęp do informacji na Państwa komputerze lub urządzeniu, przede wszystkim, aby ułatwić Państwu korzystanie z naszej strony. Zgodę na cookies mogą Państwo w każdym momencie zmodyfikować lub odwołać w ustawieniach przeglądarki.

Dowiedz się więcej